שימוש במסמכי דואר אלקטרוני כראיה בהתדיינות משפטית

מעשה בדואר אלקטרוני ובתביעה בגין פיטורין שלא כדין. עובדת פוטרה מעבודתה והגישה תביעה לבית-המשפט המוסמך בארצות-הברית בעילה של פיטורין שלא-כדין. לטענתה, מכתב הפיטורין הונח על שולחנה לאחר שדחתה הפצרות מיניות חוזרות ונשנות מצד אחד ממנהלי החברה. במהלך הדיון בבית-המשפט ביקשה העובדת מבית-המשפט לחייב את המעביד להמציא לעיונה את כלל מסמכי הדואר האלקטרוני שהועברו בין מנהלי החברה בתקופת הזמן הסמוכה לפיטוריה. לאחר עיון קצר במסמכים הציגה העובדת ראיה שנדמתה, ממבט ראשון, כקלף מנצח: תכתובת דואר-אלקטרוני שהועברה בין מנכ"ל החברה למנהל שלחיזוריו, לטענתה, לא נעתרה, פוטרה כבקשתך". למרות הכחשותיו הנמרצות של אותו מנהל, הביע X בזו הלשון: "העובדת בית-משפט דעתו בזכות התביעה, אך הקנה לחברה, לבקשתה, שהות להפריך את הראיה. בשלב זה נשכרו מומחי מחשבים שבחנו את קבצי הגישה למערכת של החברה. מומחים אלה גילו כי הודעת הדואר האלקטרוני האמורה נשלחה למערכת הדואר האלקטרוני על דרך של התחברות מרחוק למחשבי החברה באמצעות שם המשתמש והסיסמא של אותו מנהל. בדיקה נוספת שנערכה לאיתור מספר הטלפון ממנו בוצעה ההתחברות גילתה עד מהרה כי ההודעה נשלחה מבית מגוריה של העובדת. לאחר חקירה קצרה הודתה העובדת כי חדרה ללא הרשאה למערכת המחשב של החברה באמצעות שם משתמש וסיסמא שזכורים לה מתקופת עבודתה ושלחה את הודעת הדואר האלקטרוני ה"מפלילה". למותר יהא לציין שתביעתה בגין פיטורין שלא כדין נדחתה.

דוגמא זו מלמדת אותנו, דומני, לא רק על חשיבותו של דואר אלקטרוני בהתדיינויות משפטיות, אלא גם על הבעייתיות הכרוכה בהצגתו כראיה.

שימוש בדואר אלקטרוני הופך לשכיח בפעילות העסקית במשק. מטבע הדברים עם הרחבת השימוש בדואר האלקטרוני מאדיר גם תפקידו הראייתי במסגרתן של התדיינות משפטיות. ואכן, לאחרונה, חזון נפוץ הוא השימוש בהודעות דואר אלקטרוני להוכחת טענות בהליכים בין עובד ומעביד, במסגרתם של הליכים פליליים ובהתדיינויות עסקיות למינהן.

כשלב ראשון לעשיית שימוש בדואר אלקטרוני כראיה יש לאחזר את ההודעה הרלוונטית. כאשר מדובר בהודעת דואר אלקטרוני המאוחסנת אצל מגיש ההודעה - בין אם ההודעה נערכה על-ידו ובין אם לאו - הדבר יהא קל ופשוט. אחזור ההודעה הופך למורכב כאשר ההודעה מצויה אצל הצד שכנגד או אצל צד שלישי כלשהו. מטבע הדברים לא ישוש צד להליך משפטי לחשוף הודעות דואר אלקטרוני המצויות ברשותו, אשר יש בהן לבסס את טענותיו של יריבו להליך. יתר על כן, יש להניח כי בשלב בו ישנה צפייה להליך משפטי ייעשה בעל דין ככל שביכולתו לאתר ולמחוק הודעות דואר אלקטרוני העשויות לשמש כנגדו. עם זאת, ניתן על דרך שימוש בכלים דיוניים שונים לבקש לעיין בהודעות דואר אלקטרוני המצויות אצל הצד שכנגד, אף אם, אכן, לעיתים, היערכות מוקדמת של הצד שכנגד לעיון עשויה לפגום ביעילותו.

ככלי דיוני מרכזי לקבלת הודעות דואר אלקטרוני של הצד שכנגד במסגרת התדיינות משמש הליך גילוי המסמכים. במסגרת גילוי מסמכים רשאי בית-המשפט להורות לבעל-דין לגלות "מה הם המסמכים הנוגעים לעניין הנדון המצוים, או שהיו מצוים, ברשותו". לבקשת בעל-דין אף יורה בית-המשפט לבעל-דין אחר לגלות אם מסמך פלוני המפורט באותה בקשה "מצוי, או היה מצוי, ברשותו או בשליטתו, ואם אינו מצוי בה - מתי יצא ממנה ומה עלה עליו". בעל דין רשאי גם לבקש לעיין באותם מסמכים ולהעתיקם. אף שתקנות סדר הדין האזרחי אינן עומדות מפורשות על הליכי גילוי ועיון במסמכי דואר אלקטרוני הרי שפרשנות תכליתית למונח "מסמך" תלמד כי גם מסמכי דואר אלקטרוני יבואו בכלל המסמכים הניתנים לגילוי ולעיון. עם זאת, ראוי לזכור, כי הליכי הגילוי והעיון הם בשיקול-דעתו של בית-המשפט ובמקרים מסוימים לא ייעתר בית-המשפט לבקשה לגילוי מסמכים או שיצמצם את היקף המסמכים הנדרשים בגילוי או בעיון. בין היתר יעשה בית-המשפט שימוש בסמכותו זו מקום שהליכי הגילוי והעיון צפויים להשית על בעל דין עלויות ניכרות או לגרום לו לטרחה בלתי סבירה או לסיכון של ממש לפגיעה בחומר מחשב. דרך חלופית בה נוקט בית-המשפט, לעיתים, היא הוצאת צו גילוי ועיון תוך השתת עלות הביצוע על המבקש.

כאשר מציגים מסמכי דואר אלקטרוני במסגרת הליכי גילוי מסמכים עומדת למבקש הצו הזכות לדרוש הצגת מסמכי הדואר האלקטרוני במדיה דיגיטלית ולא להסתפק בתדפיס אותם מסמכים. בהודעות דואר אלקטרוני טמון מידע נוסף על זה שניתן למצוא בפלט ההודעה. מידע זה כולל פרטים על זמן יצירת המסמך, תיבת הדואר ממנה נשלח, כתובת לדואר חוזר, רשימת הנמענים הכוללת של המסמך ועוד. כמו כן, במסמכים חתומים דיגיטלית יכולה להיות בנלווה למסמך "אזהרת אבטחה", אשר יש בה להעיד על שינויים אפשריים שבוצעו במסמך בדרכו לנמען או על פקיעת תוקפה של חתימה. בשל מידע עודף זה המצוי במדיה הדיגיטלית יכיר, ככלל, בית-המשפט בזכותו של צד לעיין במקור הדיגיטלי. כך, לדוגמא, במסגרת תביעה בגין פיטורין שלא כדין, ביקשה החברה להוכיח כי ההחלטה על הפיטורין נתקבלה זמן רב לפני האירוע שבגינו טען העובד כי פוטר שלא כדין. הוכחת מועד יצירת המסמך הייתה באמצעות קובץ המאפיינים הנלווה להודעת דואר אלקטרוני בה דיווח מנהל כוח-האדם על רשימת העובדים המיועדים לפיטורין. הנה אפוא המידע הנוסף המצוי במדיה הדיגיטלית הוא שהיה בעל משקל.

ניסיונם של מתדיינים יעיד כי לא אחת "הופתעו" הם לגלות, בשלב גילוי המסמכים שמסמך דואר אלקטרוני מצוי ברשותם או, לחלופין, כי הודעת דואר אלקטרוני שסברו שנמחקה ממערכת המחשב שלהם, עדיין מצויה ברשותם. רבים מהמשתמשים בדואר אלקטרוני אינם מודעים לתכונותיו של כלי טכנולוגי זה וסבורים הם, בשוגג, כי הודעה שקראו בעבר אינה מצויה עוד ברשותם או כי הודעה שמחקו מתיבת הדואר חדלה מלהתקיים. לא כן היא. הודעות דואר אלקטרוני נשמרות במחשב של המשתמש, ובמשך זמן מסוים, שאינו קבוע, גם בתא הדואר של המשתמש אצל ספק שירותי הדואר האלקטרוני. כאשר מדובר בארגון עסקי יהא לרוב גם גיבוי להודעות הדואר האלקטרוני אצל שרת הדואר של החברה. יתרה מכך, גם הודעת דואר אלקטרוני שביקש המשתמש למחוק ניתנת לאחזור כל עוד לא בוצעה כתיבה על אותו שטח בזיכרון. בפח זה נפלו גם טובים וגדולים: כנגד חברת מיקרוסופט שנתבעה בדיני ההגבלים העסקיים נטען שהיא איחדה במתכוון את תוכנת הדואר האלקטרוני עם מערכת ההפעלה, אף שלא היה צורך טכנולוגי לכך, וכל זאת כדי לעשות שימוש בכוחה המונופוליסטי. הכחשותיה של מיקרוסופט וטענותיה כי היה צורך טכנולוגי להתנייתם של השירותים הופרכו באמצעות הודעות דואר אלקטרוני שאוחזרו ממחשבי החברה ומהן נלמד כי התניית השירותים זה בזה הייתה מזימה עסקית מתוכננת היטב. מיקרוסופט, למותר לציין, לא האמינה שראתה את מחשבי החברה משמשים כגיס חמישי בהליך המשפטי כנגדה.

"הפתעות" אלה בשלב גילוי המסמכים הובילו להתווית מדיניות ברורה של שימוש בדואר אלקטרוני בארגונים עסקיים רבים. חברות עסקיות תגדרנה היום במפורש מהן ההודעות שתגובינה ותישמרנה ומהן ההודעות שיש להיפטר מהן על דרך מחיקה מלאה. מדיניות זו לשימוש בדואר אלקטרוני מבקשת להשאיר בידי החברה הודעות דואר אלקטרוני שנדרשות לשימוש עסקי ולהוכחת זכויותיה של החברה ובה-בעת שלא להותיר במחשבי החברה "סוכנים סמויים" שישמשו להוכחת טענות של יריבים פוטנציאליים. כמו כן, חברות תבקשנה לעמוד על זהותו של עורך הודעת דואר אלקטרוני כדי למנוע "השתלת" הודעות על-ידי גורמים מעונינים. לשם כך, יש לנקוט באמצעי זיהוי של המשתמשים ובמקרים הראויים לכך לחייב שימוש בחתימות אלקטרוניות לחתימת מסמכים היוצאים מן החברה.

ראוי עוד לציין כי במקרים מסוימים כאשר מתעורר חשד כי בעל הדין עלול להעלים או להשמיד הודעות דואר אלקטרוני שחיוניות להוכחת התביעה, אפשר ויתיר בית-המשפט עריכת מעין "חיפוש אזרחי". בידי בית-המשפט ליתן צו המכונה אנטון פילר המשמש לתפיסת ראיות, המצויות בידי הנתבע, החשובות לביסוס התשתית העובדתית של התביעה. צו זה יינתן במשורה בשל אופיו הדרסטי ופגיעתו הקשה בפרטיות. עם זאת, במקרים הראויים לכך, כאשר הקניית יכולת החיפוש נחוצה לשם השגת צדק בין הצדדים, מתקיים חשש ממשי שראיות חיוניות להוכחת התביעה תושמדנה כך שתסוכל מטרת ההליך והוצאת הצו לא תגרום נזק ממשי לנתבע או לדרך ניהול המשפט על ידו - יינתן צו כאמור. אם מתעורר חשש ממשי שהודעות דואר אלקטרוני שחיוניות להוכחת התביעה אכן צפויות להשמדה, כדאי לשקול פנייה בבקשה להוצאת צו מעין זה.

_____________________________________________________________________

*מחבר הספר "המחשב וההליך המשפטי - ראיות אלקטרוניות וסדרי דין" הרואה בימים אלה אור בהוצאת לשכת עורכי-הדין בישראל.

פרסומת - תוכן מקודם
פסקדין הוא אתר תוכן משפטי ופלטפורמה המספקת שירותי שיווק דיגיטלי למשרדי עורכי דין,
בהכנת הכתבה לקח חלק צוות העורכים של פסקדין.